협업 도구 시대다. 유한한 자원인 시간을 극복하려는 다양한 아이디어가 현실화 됐다. 우리는 협업 도구를 잘 활용해야 하고 때문에 잘 알아야 한다. 그런데 협업 도구는 우리를 얼마나 도울 수 있을까? 

아는 만큼 활용할 수 있는 협업 도구. <오세용의 협업 도구 이야기> 시리즈에서 다양한 협업 도구 이야기를 전달한다.

이 글은 한국 먼데이닷컴 블로그에 기고한 글입니다.
[오세용의 협업 도구 이야기 #4] 전사 관점에서 협업 도구 도입하기: 먼데이닷컴으로 채용 보드를 만들자

지난 3개 칼럼에서 우리는 ▲협업 도구 트렌드와 ▲협업의 개념인 ‘동기와 비동기’ ▲그리고 협업 도구를 활용해 프로젝트를 관리하는 방법 등을 알아봤다. 이 칼럼들은 소프트웨어 제품을 만드는 데 익숙한 독자를 타깃으로 작성했다. 내 커리어가 소프트웨어 제품 개발에 집중돼 이 경험이 가장 많았기 때문이다.

최근 먼데이닷컴 한국 유일 플래티넘 파트너사 SPH 본사에 방문해 한국 먼데이닷컴 고객에 관한 다양한 이야기를 들을 기회가 있었다. 소프트웨어 제품을 개발하는 고객사가 대부분일 거라 생각했지만 영업 특화 고객사는 물론 제조업 고객사도 있었다. 또한 제품팀은 물론 구매팀, 인사팀 등 먼데이닷컴을 전사에 도입한 중견기업도 있었다. 소프트웨어 제품 팀은 당연히 스타트업일거라 생각했는데 굵직한 대기업에서도 먼데이닷컴을 활용해 소프트웨어 제품을 개발하고 있었다.

협업 칼럼니스트로서 실제 협업 도구를 사용하는 고객에게 도움이 되는 콘텐츠를 쓰고 싶었다. 고민 끝에 이번 칼럼에서는 먼데이닷컴을 소프트웨어 제품 개발이 아닌 전사 관점에서 도입한 고객사에게 도움이 될 만한 콘텐츠를 준비했다. 그런데 전사 관점에서 도움이 될 만한 콘텐츠가 뭘까?

전사에 필요한 협업 도구는 무엇인가

어느 순간 다시 유행을 시작한 MBTI가 여전히 핫하다. 아이스브레이킹은 물론 호감을 사야 하는 소개팅을 넘어 채용 절차에서 MBTI를 요구하는 회사도 있다. MBTI 최초 매뉴얼은 1962년 출판됐다고 한다. 무려 60년을 넘어 멀리 한국에서 역주행하는 걸 보자면 기분이 이상하기도 하다. 

생각해 보니 나는 무려 10년 전 이 검사를 해봤는데 그때와 여전히 같은 유형인 걸 보면 사람에 따라 좋은 검사가 되는 것 같기도 하다. 그런데 정말 사람 유형을 16가지로 나누는 게 맞는지는 모르겠다.

사람의 유형이 16가지라고 하면 산술적으로 16명이 모였을 때 모두 다른 유형이 될 수 있다는 걸 의미한다. 협업 칼럼이니 우리는 이 16가지 유형을 협업 관점에서 바라보자. 이는 16명 모두가 다른 유형으로 협업해야 함을 의미한다.

사람을 나누는 유형은 MBTI 뿐만이 아니다. 조직 내 포지션인 ▲경영지원 ▲마케팅 ▲영업 ▲기획 ▲디자인 ▲개발 등이 될 수도 있고 MBTI보다 더 오래된 혈액형이 될 수도 있다. 가장 간단히 성별로 나눌 수 있을지도 모른다. 만약 이 모든 항목을 곱하면 수백 개 유형이 된다. 여기에 태어난 년도와 별자리까지 곱하면 그야말로 수만 가지 유형이 나온다. 즉, 모든 구성원은 모두 다른 유형이라 할 수 있다. 그래서 나는 몇 가지 유형 따위로 사람을 분류할 수 없다고 생각한다. 물론 어떤 분석을 믿는 건 자유다.

지난 회사에서 개발 부서장 역할을 하며 협업 위원회를 만들었다. 협업 위원회는 5개 부서 부서장이 모여 전사 팀장, 부서장을 인터뷰했다. 나는 이 과정에서 굉장히 많은 것을 배웠는데 몇몇 포인트는 시간이 흐른 지금도 생생히 기억한다. 

첫째, 각 포지션에 따라 고민 지점이 많이 다르다. 나는 개발 부서장으로 당연히 개발 부서를 우선했다. 전사를 고민했기에 협업 위원회를 만들어 전사 협업을 개선하고자 했지만 내 포지션에 치우치는 건 당연했다. 때문에 각 포지션 리더의 고민을 듣는 건 굉장한 도움이 됐다.

둘째, 각 캐릭터에 따라 견딜 수 있는 업무의 유형과 깊이가 다르다. 앞서 MBTI, 혈액형, 성별, 별자리 등을 곱하면 수만 가지 유형이 나온다고 했다. 예를 들어 누군가는 고객과 전화 통화가 전혀 어렵지 않고, 누군가는 통화를 하기 위해 전날부터 마음이 불편할 수도 있다. 각 캐릭터를 고려해 특별히 문제가 되는 곳을 우선 해결해야 한다.

셋째, 각 리더는 다른 유형의 책임감이 있다. 이는 내가 속했던 조직의 특성일지 모르겠다. 문제가 없는 조직은 없다. 조직 내 리더 역할을 하며 때로는 ‘내가 가장 책임감이 있다’는 오만한 생각을 할 때가 있었다. 그런데 전사 리더를 모두 인터뷰해 보니 하나 같이 모두가 책임감이 있었다. 단, 책임감의 유형이 모두 달랐다. 누군가는 스스로 더 많은 일을 하며 책임감을 보였고, 누군가는 근본적인 문제를 파악하려 책임감을 보였다. 누군가는 문제를 제기한 사람을 설득하며 문제가 아니도록 만드는데 책임감을 보이기도 했다. 이들의 책임감에 기대는 것도 조직 문제를 푸는 하나의 방법이다.

협업 도구는 협업 시 가장 부하가 걸리는 지점에 적절한 도구를 도입해야 한다. 하지만 앞서 내용처럼 모든 구성원은 다른 유형의 사람이다. 모두가 문제를 바라보는 그리고 협업을 바라보는 시야가 다르다. 때문에 특정한 누군가가 좋은 해결책이라 생각한 방법은 사실 적절하지 않을 수 있다.

결국 전사에 필요한 협업 도구를 위해서는 앞서 사례처럼 모두의 이야기를 수렴하는 과정이 선행돼야 한다. 많은 비용이 드는 게 사실이다. 게다가 결국엔 누군가 선택을 해야 한다. 몸에 좋은 약은 쓴 법이다. 

대내외를 아우르는 협업 도구

상용 서비스를 운영하며 고객과 많은 대화를 한 경험이 있다. 아무리 고객을 입장을 생각해도 고객은 늘 그 이상의 환경을 가져왔다.

외부 인터넷이 안 되는 환경은 평범한 편이었다. 꼭 인터넷 익스플로러만 사용해야 한다는 고객은 물론 인프라 환경이 일반적이지 않은 환경이 많았다. 생각보다 구버전 윈도OS를 사용하는 곳이 많다.

고객 대응 관점에서 고객의 편의를 위해 홈페이지에 기능을 만들어 문의를 올리게 했다. 그런데 꼭 이메일 문의를 하고 싶다고 한 고객사가 많았다. 심지어 텔레그램이나 슬랙은 물론 카카오톡 그룹 채팅방을 초대해 문의를 하는 고객사도 있었다. 물론 가장 힘든 건 당장 해결해달라 유선 전화로 소리치는 고객이었다.

소셜 네트워크 서비스 페이스북은 인터넷이 느린 환경의 고객을 이해하기 위해 2013년, ‘증강 트래픽 제어(Augmented Traffic Control)’라는 도구를 개발해 테스트하기도 했다. 이처럼 고객을 이해하기 위한 노력을 지속해도 고객이 원하는 것을 온전히 제공하는 건 정말 쉽지 않다.

그렇다고 고객이 원하는 모든 유형의 대응을 제공하는 건 비즈니스 관점에서 굉장한 비용이 될 수 있다. 유료 고객이 될지도 모른다는 가능성으로 무료 고객 대응에 매달리다가 정작 유료 고객에게 소홀히 한다면 결코 올바른 선택이라 할 수는 없을 것이다.

적절한 판단이 필요하다. 만약 이 판단이 어렵다고 해서 실무자에게 모든 판단을 넘긴다면 이 역시 비용으로 돌아온다. 누구의 영역도 아닌 회색 영역을 실무자에게 대거 할당한다면 실무자는 모든 유형마다 스스로가 생각하고 판단해야 한다. 그리고 앞서 수만 가지 유형 중 이런 판단을 선호하는 유형은 그리 많지 않다.

협업 도구를 고려할 땐 대내 협업은 물론 대외 협업도 고려하면 좋다. 예산이 허락한다면 여러 기능을 제공하는 협업 도구를 처음부터 선택하는 게 오히려 비용을 줄이는 방법이 될 수도 있다.

먼데이닷컴으로 채용 보드를 만들어 보자

전사에 필요한 협업 도구이면서 대내외가 함께 협업하는 업무를 떠올리니 가장 먼저 채용 절차가 떠올랐다. 지난 회사에서 개발자 이력서 수천 개를 검토하고 수백 명과 연락하며 수십 명과 대면 면접한 경험이 있다. 이 과정에서 엑셀 시트를 수천 번 열어봤던 기억이 있다.

당시 조직은 노션을 사용하고 있었고 특정 몇몇에게만 권한을 부여하는 요금제까지는 사용하지 않았다. 때문에 사내에 NAS 서버를 활용해 엑셀 시트와 이력서 폴더에 몇몇 부서장만 권한을 부여했다. 엑셀 시트 내 이름과 이력서 파일명이 달라 헷갈렸던 것은 물론 실수로 행을 삭제하거나 파일이 누락돼 애먹었던 적이 많다.

이 칼럼에서는 먼데이닷컴을 활용해 채용 보드를 만들어 본다. 제공하는 기능 유형을 알아보는 데 집중하고 세세한 기능은 각 조직에 맞게 수정해서 활용하자.

■ 커뮤니티 멤버를 모집해 보자

본업과 별개로 2011년부터 운영하는 커뮤니티가 있다. 커뮤니티 스튜는 다양한 분야 친구들이 모여 함께 공부하는 모임이다. 현재는 투자소모임과 독서소모임을 운영하고 있다. 하반기 시즌을 위해 신규 멤버를 모집하고 있는데 이 모집 절차를 먼데이닷컴으로 구현해 봤다.

먼저 템플릿을 활용해 채용 파이프라인(Recruitment pipeline)을 선택하자. 채용 파이프라인은 지원 템플릿을 만들고 각 채용 상태에따라 관리하는 등 채용에 관한 일련의 절차를 템플릿으로 제공한다.

채용 파이프라인 템플릿을 적용하면 ▲지원 관리(Application Management) ▲채용 파이프라인(Recruitment Pipeline) ▲채용 대시보드(Recruitment Dashboard) 등 3가지 프로젝트가 생성된다.

각 항목은 먼데이닷컴에서 기본으로 제공하는 칼럼으로 각 조직에 맞게 수정할 수 있다. 

먼저 지원 관리 프로젝트는 워크폼(WorkForms)을 연동해 사용되는데 ▲텍스트 ▲날짜 ▲다중 선택 등은 물론 ▲위치나 ▲파일 업로드도 가능하다. 특히 파일 업로드는 엑셀 시트에서 제공하지 않는 기능으로 지원자 파일을 한 곳에서 관리하기에 유용한 기능이다.

로그인이 필요 없는 웹사이트는 스팸 요청을 막는 데 유용하다. 먼데이닷컴 워크폼은 리캡차(reCAPTCHA) 기능을 선택할 수 있다. 이렇게 만든 워크폼은 URL 형태로 다양한 곳에 배포할 수 있다.

지원서가 작성되면 <그림8>처럼 새 지원서 그룹에 항목이 생성된다. 이제 담당자는 새 지원서를 검토할 수 있다. 검토 시에는 ▲검토 중 그룹으로 옮기고 채용을 중단하고 싶으면 ▲중단 그룹으로 옮기면 된다.

메일로 지원서를 받아 직접 입력하는 것보다는 간편해졌지만 매번 지원서가 들어왔는지 먼데이닷컴을 접속해야 하는 번거로움이 있다. 이 번거로움을 먼데이닷컴 자동화 기능으로 해결해 보자.

■ 자동화를 활용해 알림을 받아보자 

자동화 기능은 현재 협업 도구의 꽃으로 불리는 기능이다. 자동화 기능을 활용하지 않으면 협업 도구를 반만 사용하는 것이다. 특히 먼데이닷컴은 자동화 기능이 꽤 강력하니 꼭 활용하기 바란다.

프로젝트 오른쪽 위를 보면 ‘자동화’ 버튼이 있다.

자동화 센터에 접속하면 100개가 넘는 자동화 기능을 확인할 수 있다. 제공하는 자동화 기능 외에도 직접 커스텀 레시피를 만들 수 있다. 이 글에서는 아이템이 생성됐을 때 알림을 받아볼 수 있는 ‘When an item is created notify someone’을 선택하자.

아이템이 생성되면 알림을 보낼 수 있다. 알림 메시지는 직접 만들 수 있는데 아래 보이는 ▲Item Name ▲Board Name ▲User Name 등은 앞서 워크폼에서 받은 항목이다. 이 항목을 활용해 알림을 구현할 수 있다.

새 지원자가 지원하면 <그림12>처럼 알림이 발송된다. 이제 매번 지원자 확인을 위해 먼데이닷컴 보드를 들어오지 않아도 된다.

■ 대시보드로 한눈에 확인하자

실무자는 본업을 수행하다가 지원자 발생 시에만 보드를 확인하면 된다. 하지만 인사팀은 채용 자체가 본업으로 채용이 원활히 이뤄지지 않았을 경우 대안을 만들기도 해야 한다. 또한 동시에 여러 포지션을 채용할 경우 각 채용 현황을 경영진에게 보고해야 할 수도 있다.

먼데이닷컴은 채용 대시보드로 다양한 데이터를 한눈에 볼 수 있도록 제공한다.

채용 대시보드는 각 조직 상황에 맞게 수정하면 된다. <그림13>에서는 후보자의 지원 현황을 그래프로 표현한 것이다. 이런 유형의 데이터를 경영진이 요구할 경우 별도 자료를 만들지 않고 이 보드를 공유하면 실시간으로 데이터를 확인할 수 있다.

어떤 데이터를 어떻게 보여주는 게 좋을지 고민이 될 수 있다. 맞다. 그 고민이 필요하다. 고민이 얼마나 잘 정리돼 있느냐에 따라 어떤 협업 도구가 적절한지 달라질 수 있다. 때문에 <오세용의 협업 도구 이야기> 시리즈에서는 협업 도구 기능보다는 어떤 고민을 해야 하는지를 좀 더 주요하게 풀어내고 있다.

데이터가 많다고, 기능이 많다고 꼭 좋은 도구가 아니다. 각 조직 상황에 맞게 적절한 도구를 도입할 수 있도록 도구가 아닌 협업에 좀 더 고민을 많이 하는 것을 추천한다.

마무리

개발자로 일하며 간단한 비즈니스 로직을 짜는 게 지겨웠던 적이 있다. 결국 만약(if 문) 이런 상황의 조건일 경우 몇 번을 반복(for 문)해서 이 데이터를 이렇게 처리해라. 이런 간단한 비즈니스 로직을 짜고 있으면 다소 지겨울 때가 있었다.

먼데이닷컴 자동화 도구는 이런 if문을 코드레벨이 아닌 단순 클릭만으로 해결할 수 있다. 처음엔 어려울 수 있겠지만 익숙해지면 자동화가 주는 매력이 얼마나 큰지 느낄 수 있을 것이다. 특히 고객 대응을 위한 내부 반복 작업을 자동화 도구로 해결할 수 있다면 비즈니스 관점에서는 비용 절감을 개인 커리어 관점에서는 퍼포먼스 향상을 가져올 수 있다.

자동화에 관한 전사 관점 협업 도구 도입에 관한 힌트가 됐길 바란다.

참고자료

• MBTI – 위키백과, 우리 모두의 백과사전
• New Facebook Tool Helps Developers Test Apps On Slow Networks | TechCrunch
• Augmented Traffic Control: A tool to simulate network conditions

이 글은 한국 먼데이닷컴 블로그에 기고한 글입니다.
[오세용의 협업 도구 이야기 #4] 전사 관점에서 협업 도구 도입하기: 먼데이닷컴으로 채용 보드를 만들자